Un reciente documento de investigación de productividad de Adobe ha afirmado que los trabajadores estadounidenses a tiempo completo estiman perder 91 días hábiles al año en tareas de bajo impacto, y que los especialistas en marketing dedican cerca de tres horas al día al trabajo operativo.
En los equipos de marketing grandes, las campañas pasan por diferentes herramientas para diferentes partes del flujo de trabajo general: equipos de planificación, contenido, medios, legal, análisis, ventas y clientes. Algunas herramientas cubrirán dos o más de estas funciones, pero pocas herramientas cubren todas las bases. De todos modos, los obstáculos a la productividad provienen de prioridades poco claras, interrupciones, cambios de contexto y las idiosincrasias particulares de cada plataforma.
Un resumen de campaña puede incluirse en un documento, una revisión creativa en una herramienta de revisión, una planificación de canales en una hoja de cálculo, aprobaciones de presupuesto en un correo electrónico y plazos en un tablero de proyecto. Las brechas convierten la coordinación rutinaria en trabajo.
Por qué es importante la elección de herramientas
El mercado ahora contiene varias plataformas de gestión del trabajo que pueden adaptarse a equipos de marketing individuales, pero el punto de partida correcto es el mapeo de procesos. Un equipo debe primero identificar dónde se está perdiendo el tiempo, con problemas comunes que surgen de la entrada manual, reuniones de estado repetidas (un problema humano), propiedad poco clara de la responsabilidad, control de versiones, aprobación tardía e informes.
La compañía afirma que Adobe Workfront es una opción creíble para superar el problema, ya que está diseñado en torno a la gestión del trabajo a escala empresarial. Es más fuerte cuando las operaciones de marketing necesitan gobernanza, planificación de capacidades y un sistema de registro. Workfront, sin embargo, puede ser demasiada plataforma para equipos más pequeños que necesitan principalmente seguimiento de tareas.
Las soluciones de Asana podrían adaptarse a los equipos de marketing que necesitan un seguimiento del trabajo multifuncional, y sus funciones de inteligencia artificial más nuevas están destinadas a crear resúmenes, ayudar con el flujo de trabajo y la automatización de agentes. Monday.com puede ser adecuado para equipos que quieran visualizar sus flujos de trabajo en un tablero virtual, y la plataforma ofrece integraciones entre ventas, marketing y otras operaciones comerciales. Su sincronización y automatización bidireccionales entre plataformas pueden ayudar a los equipos que necesitan una capa operativa más adaptable, especialmente cuando el trabajo de marketing puede variar de una campaña a otra. Por el contrario, vale la pena señalar que los sistemas flexibles pueden volverse desordenados si la organización no define sus flujos de trabajo fuera de la plataforma: normalizando las convenciones de nomenclatura, la propiedad y las responsabilidades, y los estándares de presentación de informes.
Wrike puede ser adecuado cuando las pruebas creativas, las aprobaciones y la producción de campañas son los principales puntos de fricción. Su énfasis en plantillas, automatización, aprobaciones, paneles y trabajo en Adobe Creative Cloud significa que puede encajar con equipos que invierten en la pila de Adobe: equipos de servicios creativos, estudios internos y agencias que dependen de ciclos de revisión.
La categoría de gestión del trabajo de marketing de Gartner para 2026 enumera las plataformas Smartsheet y Jira entre las opciones revisadas. Smartsheet se adapta a equipos que trabajan con planificación de hojas de cálculo pero necesitan paneles y automatización. Jira suele ser adecuado para equipos vinculados a ingeniería o ciclos de lanzamiento ágiles, por lo que puede parecer desalineado para los equipos creativos si se deja configurado para adaptarse a los flujos de trabajo de entrega de software.
La automatización debería comenzar con el trabajo de bajo riesgo
La IA y la automatización a menudo se presentan como la respuesta a la sobrecarga de marketing, pero la interpretación más segura es más limitada. Los mejores casos de uso temprano de la IA se encuentran en procesos repetitivos basados en reglas, como recordatorios de fechas límite, actualizaciones de estado, notificaciones de aprobación e informes.
Una auditoría práctica debería examinar la pila actual y registrar dónde cambia de manos el trabajo. Los líderes deben preguntar qué tareas se repiten cada semana y cada hora, qué actualizaciones se solicitan comúnmente en reuniones cara a cara, dónde y por qué se estancan las aprobaciones y qué informes requieren elaboración manual. El objetivo debería ser eliminar los pasos administrativos antes de agregar más software simplemente.
La consolidación de herramientas (el uso de plataformas que cubren muchos pasos del flujo de trabajo) puede ayudar, pero sólo cuando reducen la fricción general: menos proveedores no es lo mismo que un mejor flujo de trabajo general. Por lo general, cada una de las plataformas individuales tiene el efecto de producir soluciones alternativas, por lo que un número menor de herramientas conectadas puede funcionar bien a pesar de esto, siempre que las responsabilidades estén claramente establecidas (y las integraciones entre las diferentes plataformas sean confiables).
La productividad del marketing mejorará cuando los equipos traten las operaciones como parte del trabajo. Un mejor sistema no eliminará la presión de los plazos de campaña o los objetivos comerciales, pero puede reducir el tiempo perdido en trabajos evitables. El argumento más sólido a favor de plataformas como Workfront, Asana, monday.com, Wrike o Smartsheet no es que hacen que los especialistas en marketing sean más creativos, sino que, cuando están bien configuradas, pueden darles más tiempo para hacer el trabajo para el que fueron contratados.
Obtenga más información sobre la serie de Foros Mundiales de Marketing Digital y regístrese aquí.
