A nadie le gusta recibir un aviso de auditoría por correo, por lo que es fundamental completar sus impuestos comerciales de manera exhaustiva, correcta y oportuna. Desafortunadamente, es fácil enredarse en los detalles del código fiscal y sentirse abrumado por todos los entresijos de su papeleo. Este estrés puede conducir a errores, y esos errores pueden hacer que se pierda las deducciones, calcule por debajo cuánto debe el IRS o incluso aterrizar a sus empleados en problemas.
“Es menos costoso hacer las cosas desde el principio que corregir errores en el futuro”, dice Crystal Stranger, CEO de la preparación fiscal y la firma de asesoría Optic Tax.
Si bien trabajar con un profesional de impuestos, como un contador público certificado (CPA) o un preparador de impuestos, puede ayudar a mitigar estos problemas, en última instancia hace un esfuerzo completo para obtener sus impuestos correctos, no solo durante la temporada de impuestos, sino durante todo el año.
No obtenga su negocio en agua caliente con las autoridades. Las consecuencias de la presentación incorrecta pueden tener efectos negativos en su negocio que podría sentir en los próximos años. Aquí hay errores fiscales clave que su pequeña empresa debe evitar.
Mantenimiento insuficiente de registros
Sin el mantenimiento adecuado del registro de sus gastos, su flujo de efectivo, salarios de sus empleados y otros indicadores financieros clave, es imposible saber cuánto debe, o cuánto puede deducir.
“Sea diligente en su mantenimiento de registros. Si entras y estás preparado, evitas muchos de los obstáculos ”, dice Paul Miller, CPA y fundador de la firma de contabilidad Miller and Company. “Los libros y los registros son la columna vertebral de su negocio. Entonces, si organiza sus libros y registros, tiene una muy buena idea de cómo está su negocio “.
Incluso si es un único propietario con un solo punto de flujo de efectivo, realizar un seguimiento de sus gastos durante el año puede ayudarlo a maximizar sus deducciones y evitar que cave a través de montones de recibos la noche anterior a la fecha límite de impuestos.
Esperando hasta la temporada de impuestos
La temporada de impuestos no debería ser la única época del año en que prestes atención a tus impuestos. Al igual que cualquier tarea grande, desglosar sus prioridades fiscales durante todo el año es más manejable que tratar de abordarla de una vez.
Esto no solo facilitará la presentación, sino que puede permitirle calcular y prepararse para su pago de impuestos con bastante anticipación. También puede ayudarlo a evitar sorprenderse con sus facturas de impuestos y ayudarlo a tomar decisiones que maximicen sus ventajas fiscales.
Trabajar con un profesional de impuestos durante todo el año también puede ser útil para atrapar ineficiencias, brindándole una mejor imagen de la salud financiera de su empresa y ayudándole a idear estrategias para mejorar sus resultados.
Tratando de hacerlo todo tú mismo
Contratar un CPA o un preparador de impuestos puede ayudarlo de varias maneras. Pueden ayudarlo a navegar por las complejidades de la ley fiscal, maximizar sus deducciones y realizar un seguimiento de sus detalles financieros más importantes.
“Es realmente útil trabajar con el CPA durante todo el año para analizar esas finanzas al menos trimestralmente”, dice Stranger.
Los CPA y otros profesionales de impuestos a menudo están más ocupados desde enero hasta principios de abril. También puede llevar tiempo encontrar un CPA especializado en su industria, por lo que es crucial comenzar a buscar uno lo antes posible.
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Perder las deducciones
Cuantas más deducciones se pierda, mayor será su factura de impuestos. Desafortunadamente, es fácil perder las deducciones por sus gastos y otras finanzas. Algunas deducciones que no sepa que pueda tomar incluye:
- Intereses en reembolsos de préstamos comerciales
- Suministros de oficina comercial
- Equipo comercial
- Costos de transporte como tarifas de gas, seguro y licencia para vehículos de la compañía
- Alquiler de propiedades comerciales
- Costos de marketing como vallas publicitarias, tarjetas de presentación, manchas de televisión y otros materiales
- Utilidades como energía, calefacción e internet para el espacio de oficina
Un CPA o un profesional de impuestos puede ayudarlo a encontrar deducciones y mantener buenos registros durante todo el año para que pueda maximizar sus deducciones durante la temporada de impuestos.
Hacer mal sus deducciones
Por otro lado, no es una buena idea ponerse demasiado celoso de enumerar sus deducciones. Aquí es donde la información errónea puede abarcar en las plataformas de redes sociales y dar a los propietarios de negocios la idea incorrecta sobre lo que pueden deducir.
Por ejemplo, un consejo popular visto en Tiktok le dice a los trabajadores que pueden deducir el costo de la ropa que usan para trabajar.
“Ahora, el IRS no le permitirá tomar una deducción por su ropa personal, por lo que eso es preocupante para mí cuando escucho este tipo de consejos”, dice Kem Washington, un CPA y escritor de impuestos para Bankrate. “Por lo general, para hacer una deducción por la ropa, tiene que ser un uniforme como para una enfermera o un médico, y algo que no puede usar todos los días. En última instancia, me preocupa las personas que siguen este consejo sin crítica “.
Si bien el IRS le permite deducir los gastos comerciales para una variedad de categorías, tenga en cuenta que estos gastos deben considerarse lo que especifican como “ordinario y necesario para el negocio”.
Comprar bañeras a granel de glaseado de pastel, por ejemplo, se consideraría normal y necesario para un negocio de decoración de pasteles. Sin embargo, tratar de deducir el glaseado de pastel a granel si eres una librería podría levantar algunas banderas rojas. Ejecute su mejor juicio, y consulte a un profesional de impuestos, cuando se trata de deducciones.
Informando demasiada pérdida
Puede descartar una pérdida neta para su negocio en sus impuestos, que funciona como una deducción. Sin embargo, si su negocio no obtiene ganancias año tras año, entonces el IRS puede tomar nota.
“Tienes que tener en cuenta qué y cuánto estás deduciendo”, dice Washington. “Por ejemplo, si sus ingresos anuales son de $ 50,000, pero cada año reclama gastos de $ 80,000, aumentará las banderas rojas del IRS. El IRS puede considerar su actividad como un pasatiempo y limitar sus deducciones ”.
Realizar un análisis de flujo de efectivo de forma regular puede ayudarlo a comprender si su negocio es rentable o no durante todo el año.
Pagando demasiado o muy poco
Equilibrar las deducciones, los gastos, el impuesto sobre las ventas junto con informar adecuadamente sus ingresos es un saldo delicado, y sin la precaución adecuada, es posible que no esté pagando al IRS la cantidad correcta que debe.
Si bien pagar demasiado en impuestos puede obtener un reembolso, significa que se está perdiendo el dinero durante el año para otras cosas, como contratar personal adicional, comprar más inventario o construir sus reservas de efectivo.
Sin embargo, pagar muy poco, como calculando mal cuánto debe, informar incorrectamente las deducciones o tratar de ocultar sus ingresos, puede venir con consecuencias duras. El IRS no solo requerirá que pague lo que debe, sino que también puede cobrarle intereses sobre el saldo, hacer cumplir las multas y hacer cumplir las sanciones penales.
Faltando plazos de presentación
Presentar sus impuestos, y su papeleo fiscal, tarde, puede venir con consecuencias, incluidas multas y sanciones civiles del IRS.
Algunos plazos importantes para los impuestos de 2024 incluyen:
31 de enero de 2025 – Enviar W2s de empleados
17 de marzo de 2025 – Fecha límite de presentación de impuestos para las corporaciones y asociaciones de S,
15 de abril de 2025 – Fecha límite de presentación de impuestos para impuestos personales y propiedades exclusivas
Tenga en cuenta que Limited Liability Corporations (LLCS) puede optar por presentar una sociedad o corporaciones S para ciertas ventajas fiscales, lo que significa que la fecha límite de impuestos caerá el 17 de marzo de 2025. También puede presentar como un solo propietario si califica.
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Retener los impuestos de sus empleados de manera incorrecta
Si emplea a los trabajadores de W2, deberá pagar y retener los impuestos a la nómina en su nombre, como el impuesto sobre la renta. Dependiendo de cuánto ganen en un año, también deberá pagar por el Seguro Social y Medicare.
Sus empleados también pueden solicitar que retenga cantidades adicionales en función de lo que estiman que deberán pagar por los impuestos.
No pagar impuestos de nómina puede venir con multas rígidas, así como sanciones penales y civiles.
Además, la falta de retención adecuadamente los impuestos de la nómina puede poner a sus empleados en el lugar para una gran factura de impuestos cuando sea hora de que se presenten.
Incluso si solo tiene uno o dos empleados, es posible que desee considerar usar un servicio de nómina de empleados para ayudarlo a retener y pagar los impuestos de nómina.
Tomando atajos
Si está tratando de hacer sus impuestos con prisa, o con un presupuesto, podría ser tentador renunciar a los servicios de un profesional de impuestos o un CPA y simplemente conectar los números a una aplicación de software de impuestos.
Si bien el software fiscal puede ser útil para los impuestos personales, el impuesto comercial tiende a ser más complicado, especialmente si realiza cientos de transacciones al año, usa múltiples plataformas de pago o emplea a los empleados de W2.
“Si tiene una declaración de impuestos compleja, no creo que el software de impuestos sea su mejor lugar para ir, porque incluso si contrata ayuda adicional, es muy limitado”, dice Washington.
También debe tener cuidado de usar ChatGPT u otras plataformas generativas de inteligencia artificial (AI) para hacer sus impuestos. Si bien el uso de IA puede ser tentadora, la tecnología no es lo suficientemente buena como para interpretar la ley fiscal actual y procesar correctamente las deducciones. También tiene el riesgo de alucinaciones que ofrecen información incorrecta.
“Hay tanta complejidad”, dice Stranger. “La forma en que la IA funciona e intenta atraer material de todas estas diferentes fuentes basadas en la web, cuando ya hay tanta información errónea por ahí, es realmente problemático”.
