La IA no solo puede automatizar todo el trabajo ocupado y ahorrarle tiempo, sino también convertirse en un socio estratégico para nivelar las estrategias de los clientes.
Y no es solo la teoría, los números hablan por sí mismos:
- En Catalyst Marketing, el CEO Robin Emiliani redujo el 80-90% del tiempo dedicado a responder a la solicitud de propuestas (RFP) utilizando IA, lo que permite a su agencia asumir más oportunidades y ganar más negocios.
- Ryan Anderson, fundador de Markiserv, transcripción automatizada de reuniones y toma de notas, aumentando la atención en el 70%: su equipo ahora está más presente, comprometido y produciendo trabajos de mayor calidad.
- En Linkedist, la gerente de proyectos Goda Aukštikalnytė redujo el tiempo de investigación en un 90% y el tiempo de creación de contenido en un 70%, liberando su tiempo por tareas más estratégicas.
Todo esto demuestra que las agencias no solo ahorran tiempo, sino que también están escalando sin agotamiento.
En este artículo, desglosaremos las principales formas en que las agencias están automatizando su día a día, y las herramientas de IA lo hacen posible.
1. Crafting Mejores estrategias de clientes en menos tiempo
La mayoría de las agencias piensan que la IA es solo para automatizar procesos. Pero en realidad, la IA puede convertirse en un compañero de pensamiento de confianza (una segunda voz si lo desea) para probar sus teorías y nivelar la estrategia del cliente.
Por ejemplo, en Catalyst Marketing, el fundador Robin Emiliani usa Claude para hacer una lluvia de ideas de estrategias de campaña, probar hipótesis y descubrir puntos ciegos.
“Uso Claude 20 veces al día para casi cualquier cosa que esté haciendo”, dice ella. “Es excelente para discernir qué es el BS y cuáles son algunas buenas pepitas de información, ya sea para SEO, estrategia de contenido o inteligencia competitiva”.
Cuando Robin tiene una teoría sobre la estrategia de un cliente, o incluso el posicionamiento de su agencia, la ejecutará a través de Claude para ver lo que podría estar perdiendo. Le ayuda a mirar un desafío desde múltiples ángulos y tomar decisiones más fuertes, más rápido.
Pero una estrategia sólida comienza con una investigación sólida, y ahí es donde entra la perplejidad. Es rápido, real y diseñado para evitar las alucinaciones.
Las agencias lo usan para la investigación: atraer datos de la competencia, surgir información de SEO y convertir todo eso en informes de contenido o mazos de estrategia con citas horneadas.
¿Quieres ir incluso un paso más profundo?
Puede enfrentar la perplejidad y claudarse entre sí para encontrar las mejores ideas y estrategias más de la base. Por ejemplo, cuando la perplejidad le da una respuesta, desafíe con Claude con un aviso como:
“Esto no se siente bien. Estas son las razones por las que creo que este enfoque no es del todo preciso. ¿Qué piensas?”
Este es el enfoque que Robin usa en su agencia. Ella dice: “Es salvaje. Se siente como si tenga un foro completo de personas sentadas frente a mí, casi como un panel. Tenemos este debate saludable de un lado a otro hasta que sentimos que hemos llegado a la conclusión correcta”.
Esta combinación de herramientas de IA puede ayudarlo a encontrar mejores estrategias de clientes, más rápido.
2. Acelerando RFP y propuestas
Responder a las RFP es una de esas partes de la vida de la agencia de “alta recompensa” de la agencia, pero el costo de tiempo puede ser brutal.
Redacción de una propuesta desde cero puede llevarlo días, y para entonces, la oportunidad ya podría estar perdida.
AI puede ayudarlo a acelerar el proceso.
En Catalyst Marketing, el CEO Robin Emiliani redujo el 80-90% del tiempo dedicado a responder a las RFP con perplejidad.
Ella entrenó a la perplejidad en propuestas pasadas, la voz de marca de la agencia y el posicionamiento. Luego, cuando entra un nuevo RFP, la perplejidad extrae de ese conocimiento para redactar respuestas relevantes, ya adaptadas a la oportunidad.
“Hemos respondido a bastantes RFP en los últimos 9 años de negocios”, explica Robin. “Así que construimos un sistema en el que cargamos esta información en perplejidad. Luego recurre a esta información y crea una nueva respuesta en literalmente una décima parte del tiempo. Esto nos ayuda a responder a más RFP en un período de tiempo más corto”.
3. Organización (importante) Conocimiento interno
Si usted es una agencia, probablemente tenga una inundación interminable de notas de reuniones, propuestas y documentos de estrategia.
Mantener todo organizado y extraer la información más útil de ellos es un trabajo de tiempo completo en sí mismo.
Para esto, Robin Emiliani en Catalyst Marketing Jura de AirTable.
“AirTable ha sido fascinante para nuestra agencia”, dice ella. “Nuestro jefe de operaciones lo ha implementado para agregar datos de nuestra herramienta de gestión de proyectos y recopilar la información importante que necesitamos ver, como las tasas de utilización y cómo se asigna a clientes específicos y rentabilidad”.
Otra herramienta útil es el cuaderno de Google. Resume automáticamente documentos largos, extrae ideas clave y facilita hacer referencia a conversaciones pasadas, todo mientras se integra perfectamente con Google Drive.
Todo lo que necesita hacer es subir sus fuentes como:
- Reunir transcripciones y notas
- Planes de proyecto
- Propuestas pasadas
- Documentos del proyecto anteriores
Y luego puede pedirle a Notebook LM a:
- Obtenga elementos de acción y los próximos pasos
- Generar resúmenes para correos electrónicos y propuestas
- Rastrear compromisos en múltiples reuniones
- Genere las preguntas frecuentes para los miembros del equipo
- Extraer aprendizajes de campañas anteriores
Con herramientas como AirTable y NotebookLM, no se pierde conocimiento y siempre es accesible por cualquier persona en su equipo.
4. Automatizar los seguimientos del cliente y las actualizaciones internas
Cuando decimos “automatizar los seguimientos de los clientes”, no nos referimos a que la IA hable con los clientes. De hecho, asesoramos contra él porque es una forma segura de infringir la confianza entre usted y su cliente.
Nos referimos a automatizar la parte tediosa de lo que sucede después Llamadas al cliente.
Escribir correos electrónicos de seguimiento, resumir reuniones largas y mantener actualizado CRM es un trabajo repetitivo que no siempre necesita un humano.
En Hop Skip Media, una agencia de PPC, CEO y fundadora Ameet Khabra jura de Fathom. Registra y resume automáticamente las llamadas, resalta los elementos de acción clave y los empuja a Slack o su CRM.
Ameet dice: “Nos encanta Fathom para las reuniones de los clientes. Captura las conversaciones y genera automáticamente listas de tareas de tareas procesables, asegurándose de que nada caiga a través de las grietas”.
Si mirar su bandeja de entrada le da dolor de cabeza, Fyxer Ai puede ayudar. Puedes usarlo para:
- Ordena automáticamente los correos electrónicos en diferentes categorías
- Borrador de correos electrónicos en su tono para una comunicación más rápida
- Resumir las reuniones y enviar correos electrónicos de seguimiento inmediatamente después de las llamadas
- Optimizar la programación analizando calendarios y sugiriendo los mejores tiempos de reunión
Y para respuestas de correo electrónico rápidas y pulidas, Gemini (GRATIS para los usuarios de Google Workspace) escribe borradores directamente en Gmail, perfecto para actualizaciones cortas que aún suenan humanas.
Todo esto no solo le ahorra tiempo, sino que también mantiene su bandeja de entrada, documentos y llamadas de clientes organizadas.
5. Creación de contenido más rápido
Desde publicaciones de blog hasta campañas de correo electrónico y copia publicitaria, el contenido sigue siendo uno de los mayores resultados para la mayoría de las agencias. Y a menudo es el más lento.
Es por eso que los equipos están recurriendo a la IA, no para reemplazar a los redactores, sino para ayudarlos a moverse más rápido sin quemarse o comprometerse con la calidad.
En The CRO Guys, el fundador Mauricio Acuna dice que usan ChatGPT y ContentShake AI por Semrush para redactar contenido de blog y ideas de estructuras. Ayuda al equipo a superar el bloqueo de los escritores y a encontrar ideas más completas.
Cuando el tono necesita cambiar o el mensaje necesita pulir, Claude es la opción. Es especialmente fuerte en el contenido de forma larga, manejando todo, desde copias de crianza de correo electrónico hasta blancos blancos, y mantener la voz consistente en todo momento. Debido a que comprende mejor el contexto, requiere menos ediciones para prepararlo al cliente.
Para las campañas de PPC, ChatGPT es excelente para crear diferentes versiones de los titulares. Puede generar 10 opciones en segundos, dando a su equipo más para trabajar y probar.
“Estamos haciendo una experimentación de contenido con AI que ningún humano podría tener tiempo para ejecutar. Suponga que queremos probar 20 versiones de un titular de anuncios de LinkedIn; en segundos, la IA puede escribirlas, y las ejecutamos todas a la vez”, dice Peter Lewis, fundador y CEO de Strategic Pete, una agencia de consultoría de marketing.
Pero la calidad de sus indicaciones es importante aquí. Como Braveen Kumar escribe en el artículo en el artículo, cómo usar ChatGPT para los anuncios de Facebook, la clave para obtener una producción de alta calidad es:
- Dar parámetros de copia específicos
- Solicite múltiples generaciones para Chooserunning Una agencia de marketing no se trata solo de ofrecer excelentes campañas.
- También se trata de hacer malabarismos con proyectos, administrar equipos, saltar a las llamadas de los clientes, escribir correos electrónicos y manejar un millón de otras tareas ad-hoc que aparecen todos los días.
- Es fácil ser enterrado en el trabajo administrativo, mientras que las tareas de alto valor, como la estrategia, las relaciones con los clientes y el crecimiento, se llevan al fondo del fondo.
- Aquí es donde AI tiene un impacto real.
- de
- Proporcionar contexto a través de instrucciones personalizadas o en el mensaje en sí mismo
También es importante tener en cuenta que AI escribe al algoritmo, no a su audiencia específica. Aquí es donde sus redactores deben hacerse cargo y refinar las versiones de mejor rendimiento para sonar como una persona, no un bot.
James Targett, gerente de proyectos creativos de StackAdapt, también comparte el mismo sentimiento en el artículo, “cómo la IA generativa está reestructurando los flujos de trabajo creativos publicitarios”. En este artículo. “Podemos producir 50 titulares tan rápido como podríamos producir históricamente uno”, dice. “Eso es realmente beneficioso, pero siempre queremos un humano involucrado para curar y refinar los mejores”.
Consejo final: no dejes que la IA corra salvaje
AI está aquí para ayudar, pero no está destinado a ser una niña o un reemplazo para el juicio humano.
Como dice Whatagraph CTO Artūras Lazejevas: “No puedes usarlo en exceso porque vas a alejar a los clientes. Pero tampoco puedes ignorarlo y convertirte en un dinosaurio”.
La clave es usar la automatización para escalar las partes de su agencia que ya funcionan, sin perder las relaciones humanas que hacen que todo sea importante.
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